如何处理离职前员工不配合交接

员工辞职或被解雇后不配合交接的情况是很多用人单位的HR经常遇到的情形，在某些案件中甚至出现离职员工带走载有大量公司保密信息的电脑、开走公司配备的车辆等侵占公司财物的恶劣行为。

如何处理离职前员工不配合交接

实际上，法律对员工办理工作交接的义务有明确的规定---《劳动合同法》第50条规定：“……劳动者应当按照双方约定，办理工作交接”。除《劳动合同法》的一般性规定外，针对某些特殊岗位的员工还有更明确的专门立法规定办理工作交接的法定义务，如《会计法》第四十一条规定：“会计人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。”
不过，徒法不足以自行，面对屡屡发生的离职员工不办理工作交接情形，实务中，用人单位将需要更多的“杀手锏”，才能维护自身的合法权益，保证必要时刻能够尽可能地促使员工配合履行办理工作交接的法律义务。笔者在本文即探讨实践中用人单位可以参考的一些措施。
1.是否可以拒绝支付经济补偿金？
《劳动合同法》第50条在规定办理工作交接是员工法定义务的同时，进一步规定“用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的，在办结工作交接时支付。“可见，拒付经济补偿金本身是用人单位的法定权利。然而拒付经济补偿金是《劳动合同法》提供给用人单位仅有的制衡手段，如员工无经济补偿，则用人单位还需要寻找其他的替代手段。
2.是否可以暂缓出具解除／终止劳动关系证明及暂缓办理档案和社保转移手续？
暂缓办理这些事项会很大程度上影响到劳动者在新雇主处入职，所以对于想要尽快入职新用人单位的劳动者会形成一定的压力，并促使劳动者办理交接。但从法律规定而言，《劳动合同法》第五十条规定 -  用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。故用人单位在使用此措施时需要谨慎操作，控制法律风险。
具体而言，用人单位需要注意：a. 用人单位的离职交接要求的具体事项具有合理性；b. 控制“暂缓“时间不要超过法定时限，如果暂缓并未能促使员工配合交接，那么仍然及时出具离职证明并办理为宜。否则，员工将可能得以主张用人单位的行为对自己造成的损失。实践中不乏用人单位长时间拖延办理离职手续，导致员工成功主张赔偿的案例。员工提出的损失赔偿可能包括失业、医疗、生育保险的损失以及未能入职下家雇主的潜在收益损失。
3.是否可以暂缓支付未结费用？
拒付经济补偿金对很多员工并不适用，那么，公司是否可以选择暂缓或不支付其他未结费用呢？如最后一个月工资、年休假补偿、奖金、报销款项，是否可以等到办理工作交接完毕再支付？
从法律规定来看，此种做法存在一定法律风险。首先，《劳动合同法》仅规定了经济补偿金在办结工作交接时支付，并未涉及工资、报销等事宜。其次，劳动部《工资支付暂行规定》规定：”劳动关系双方依法解除或终止劳动合同时，用人单位应在解除或终止劳动合同时一次付清劳动者工资。”又如《企业职工带薪年休假实施办法》规定未休年休假补偿属于公司应当在员工解除或者终止劳动合同时结清的款项。可见，公司拖延支付工资会有违法风险。
当然，暂缓支付工资在实践中确实对促使员工办理交接起到一定的作用，用人单位可以考虑采取一定的变通措施防范法律风险。其一，用人单位可以与员工在劳动合同中对离职工资约定结算办法和支付时间、损失赔偿扣款。其二，完善奖金制度。奖金属于劳动报酬的一部分，但是往往很多用人单位的奖金均是基于奖金政策发放的。所以，如果奖金政策中将离职交接工作作为离职时奖金发放的必备前提条件之一，那么用人单位暂缓支付奖金的行为就会具有更多的合理性。其三，完善报销流程，将报销作为离职交接的内容之一。报销款项作为员工已经因公支出的费用，用人单位拒绝支付是缺乏法律依据以及合理性的。不过，用人单位对报销材料按照流程进行审核和支付却是理所当然的，任何不符合报销流程、未审核完毕的费用，用人单位可以不予支付。
4.能否直接向员工主张损失？
劳动部《工资支付暂行规定》第十六条规定，因劳动者本人原因给用人单位造成经济损失的，用人单位可按照劳动合同的约定要求其赔偿经济损失。经济损失的赔偿，可从劳动者本人的工资中扣除。但每月扣除的部分不得超过劳动者当月工资的20%。若扣除后的剩余工资部分低于当地月最低工资标准，则按最低工资标准支付。《上海市企业工资支付办法》第二十二条也有类似的规定。所以如果公司可以举证员工造成的损失的，可以要求员工赔偿。有关每月扣除的限额问题，虽然法律对此做了限制性规定，但是笔者认为，考虑到劳动者离职后用人单位按月索赔几无可能，所以应当允许用人单位一次性请求赔偿。这点在一些地方实践中也得到了反映，譬如《深圳市中级人民法院关于审理劳动争议案件的裁判指引》第九十九条中就提到“劳动者在履行劳动合同过程中造成用人单位损失，用人单位在解除劳动合同时要求劳动者一次性赔偿的，应予支持，但赔偿数额由人民法院根据劳动者的过错程度、造成损失的大小等具体情况酌情进行确定。”下面我们通过案例来进一步了解一下实践中主张赔偿的可行性：
背景情况
A先生供职于一家大型B贸易公司，是一名资深的外销员。两年前，A先生代表B公司与海外C公司签订外销合同，约定出运外销商品两万件，总价约50万元，付款方式为即期信用证，出运日期为收到条款符合要求的信用证后15个工作日。后B公司收到信用证，但物品数量与总价与合同约定的并不相符，几经修改，仍不符合合同约定，但A先生还是出运了货品。此后B公司向银行交单议付时，银行以货物已经被非申请人或没有提单的未经授权的人提走而拒付。在中国出口信用保险公司出具的报告显示：经查询在当局及名册中均未查询到C公司的相关记录，至此B公司的该笔货款无法收回。
对于A先生工作失职、违规操作的行为，B公司作出了扣发奖金、解除劳动合同的决定，并要求赔偿相应损失。A先生则辩称自己不是直接责任人，而且也已经扣发了奖金，因此不同意赔偿。
法院裁判
法院审理后认为，B公司的内控规章制度明确对业务人员的工作流程、审批流程、权限等设置了严格的规定，A先生未按合同约定提前交付提单的行为显然严重违反规定和业务常识。
从A先生与C公司之间的邮件往来情况看，上述行为确系A先生直接处理，故而其应对所负责业务致使B公司未收到、收回货款承担相应的责任。综合A先生已经被扣发奖金等原因，法院根据实际情况酌定赔偿金额。
所以，从案例也可以看出，当用人单位可以证明损失乃员工过错直接导致，是可以主张相当部分的赔偿的。然而，实践中的难点是，用人单位往往很难界定以及证明“直接损失”。举例来说，如果员工A离职时未能妥善交接潜在客户的信息导致公司未能获得该客户，这样的潜在收益的损失很难被认定为直接损失；如果员工B离职时未能将项目进度妥善交接，导致公司未能如期完成项目，最后承担了违约金5万元，这笔违约金也很难被全额认定为直接损失，因为未能如期完成项目很有可能是多方面的原因造成的，如用人单位未能及时安排其他人跟进等。所以，就直接损失的界定以及举证，用人单位可以注意以下几点：
a. 量化损失并提供支持文件 ? 如实际承担了违约金、支付了罚款的凭据、雇佣第三方替代离职员工履行职责的支出、甚至是用人单位为了让其它员工履行离职员工职责而支出的加班费、与客户之间的沟通记录等；
b. 反复催告员工履行职责并告知其可能产生的损失 ? 用人单位反复催告并明确后果而员工仍然怠于履行义务的情况下，员工的过错会更加明显，这会为用人单位在处理后续争议时带来优势；
c. 积极避免损失并保存证据 ? 很多时候，之所以损失无法被认为是离职员工直接导致的， 往往是因为用人单位方面很大程度上也没有尽可能采取行动避免损失或采取了行为却无法举证。所以，如果用人单位能够积极主动弥补以及解决员工未及时交接造成的问题并把有关证据保全好（例如，雇佣第三方的协议、安排其他职工加班的邮件／加班单、与客户之间的沟通记录、内部的沟通记录等），得以主张损失的可能性就会一定程度上提高。当然，如之前所说的，用人单位可以主张用人单位采取弥补手段的合理支出是员工拒不办理离职交接而造成的损失；
d. 事先约定 -如在合同中约定“不办理工作交接的，用人单位委托其他人或机构代理这些工作的费用或安排其他员工加班的加班费将被视作为不办理工作交接的损失”，这将为用人单位主张损失提供更多的约定依据。
当然，上述措施仅仅是抛砖引玉，实践中督促员工办理工作交接的方法根据实际情况会更多种多样，在法律框架内灵活组合运用才是应对员工不配合工作交接的最有效的手段。